Kyocera document solution réduit considérablement la durée de préparation des réunions pour une agence gouvernementale

PROBLÈME

Un bureau du gouvernement perdait des heures de temps précieux sur un processus de numérisation, d’impression, d’assemblage et de distribution des documents avant chaque réunion inefficace et en plusieurs étapes.

SOLUTION

Avec un multicopieur TASKalfa 7550ci, Cloud Connect et Evernote®, le personnel numérise et partage facilement les documents via le Cloud - les documents sont préparés 10 fois plus rapidement!

CONTEXTE

Avant chaque réunion de planification tenue fréquemment, les membres d’un conseil municipal recevaient un gros lot d’informations comprenant les derniers plans, propositions et initiatives en date. Chaque lot se composait de documents provenant de différentes sources et nécessitait une moyenne de 6 heures par mois pour être assemblé.

La ville a contacté 3 vendeurs afin de solliciter un processus plus efficace et générant moins de gaspillage. Les 2 premiers ont proposé des solutions de numérisation localisées, mais se sont arrêtés là, et ils ont omis de régler le gaspillage de temps et d’argent concernant l’impression, l’assemblage et la distribution.

Seul le concessionnaire KYOCERA a fourni une solution complète : un multicopieur TASKalfa 7550ci compatible HyPAS avec KYOCERA Cloud Connect, une application robuste qui permet aux utilisateurs de récupérer et d’imprimer des fichiers dans Evernote et Google Drive™, des fournisseurs de stockage en nuage. Vous pouvez même télécharger les fichiers numérisés via Evernote et Google Drive, en éliminant le besoin d’imprimer, de rassembler, d’assembler et de distribuer des copies papier, avec l’avantage de les mettre à disposition bien avant les réunions.

Et au lieu de prendre 6 heures, la tâche est réalisée en moins de 20 minutes!

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Nous considérons votre flux d’informations et de documents. Nous évaluons le procédé que vous utilisez pour gérer votre entreprise, tous les jours, chaque minute, et nous trouvons des moyens pour le rendre plus efficace, plus rentable et plus sécurisé.

L’approche Total Document Solutions de KYOCERA identifie d’abord les besoins particuliers de chaque client, puis conçoit une solution personnalisée, une combinaison unique de matériel, de logiciels et de services qui aidera votre entreprise à fonctionner plus efficacement.

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