Kyocera « conseille » un cabinet d’avocats sur la gestion de son flux de travail quotidien

PROBLÈME

Un cabinet d’avocat dépendait sur un multifonction pour numériser et envoyer des fichiers vers des dossiers sans protocole de gestion documentaire constant. Cela a souvent entraîné des fichiers perdus ou mal classés.

SOLUTION

Implémentation d’un système de flux de travail utilisant DMS Link et PinPoint Scan. Les applications KYOCERA relient les multifonctions au système de gestion documentaire actuel, uniformisant le stockage et le classement.

CONTEXTE

DMS Link reliara les multifonctions KYOCERA au système de gestion documentaire actuel du cabinet, en plus de faciliter une hiérarchie de dossiers et établir une convention de dénomination pour un stockage et un classement simplifiés.

PinPoint Scan permettera aux employés de numériser les documents vers leur PC ou Mac avec un NIP sécuritaire directement de leur multifonction KYOCERA en réseau, permettant un accès sécurisé aux dossiers ainsi qu’une consultation facile sur leur poste de travail.

Le concessionnaire KYOCERA a installé DMS Link pour offrir deux arborescences et inviter l’utilisateur à donner le nom du client et du document. Le détaillant a aussi installé un clavier pour utiliser au multifonction afin d’accélérer la saisie des données. PinPoint Scan a été installé pour offrir un accès à NIP aux dossiers de gestion sur PC ou Mac.

Les employés du cabinet ont immédiatement trouvé le nouveau système facile à utiliser. Ils ont envoyé de nouveaux documents, ainsi que des papiers archivés, vers les dossiers appropriés, avec un protocole d’affectation de titres uniformisé.

Les fichiers pouvaient maintenant être consultés de façon plus efficace et, grâce à PinPoint Scan, la gestion avait un accès sécuritaire à ses fichiers spécifiques.

:30 |   

KYOCERA voit votre entreprise différemment

Nous considérons votre flux d’informations et de documents. Nous évaluons le procédé que vous utilisez pour gérer votre entreprise, tous les jours, chaque minute, et nous trouvons des moyens pour le rendre plus efficace, plus rentable et plus sécurisé.

L’approche Total Document Solutions de KYOCERA identifie d’abord les besoins particuliers de chaque client, puis conçoit une solution personnalisée, une combinaison unique de matériel, de logiciels et de services qui aidera votre entreprise à fonctionner plus efficacement.

Voltar ao topo