Un cabinet juridique qui s’appuie fortement sur les documents numérises dit adieu au processus multi-étapes

PROBLÈME

Un cabinet juridique qui s’appuie fortement sur les documents numérisés gaspillait beaucoup de temps et d’argent dans un processus laborieux à plusieurs étapes.

SOLUTION

Les multicopieurs TASKalfa avec DMS Link, une application KYOCERA qui relie les multicopieurs à un système de gestion des documents existant. Le concessionnaire a rationalisé le flux de travail, en éliminant le besoin d’entrer les noms de fichiers pour chaque numérisation.*

CONTEXTE

Un cabinet juridique gaspillait beaucoup de temps et de main-d'œuvre dans la numérisation des documents qui étaient essentiels aux affaires traitées. Chaque fois qu’une feuille était numérisée – même en cas d’une numérisation par lots – l’utilisateur devait entrer le nom du document, l’assigner à un numéro d’affaire et choisir un emplacement de stockage.

Dans le cadre d’un appel d’offres visant à rationaliser le processus, un vendeur a proposé une solution qui comprenait des « gadgets » que le client ne voulait pas et qu’il ne pouvait pas se permettre. En revanche, le concessionnaire KYOCERA a fourni une solution qui correspondait exactement au besoin et au budget du client.

Le cabinet a agrémenté son système de neuf multicopieurs KYOCERA 4500i monochromes avec DMS Link 4.0. Ils comprenaient également la reconnaissance optique des caractères (ROC), pour convertir automatiquement les documents numérisés en texte modifiable. Les lots de documents sont désormais numérisés rapidement, facilement consultables et disponibles immédiatement. Le système a prouvé qu’il était en mesure de générer des économies en termes de temps et d’argent.

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